Privacybeleid

Als u iets koopt bij de NBA, waaronder ook gratis bestellingen worden verstaan, dan slaan we gegevens van u op. Dat doen we om de dienst goed te kunnen uitvoeren of om het product te kunnen leveren en om u een factuur te zenden.

Welke gegevens slaan we van u op?

• uw naam;
• eventuele titels;
• contactgegevens (inclusief e-mailadres, telefoonnummer en uw kantoor- of privéadres);
• functie;
• als uw werkgever de rekening betaalt: de naam van uw werkgever.
   

 Waar gebruiken we uw gegevens voor?

Goederen (zoals de HRA-bundel): voor de bezorging, voor de afhandeling van eventuele klachten en het bieden van service. Ook gebruiken we uw gegevens voor facturatie en administratie. En natuurlijk voor het doen van aanbiedingen van soortgelijke producten.

Diensten (zoals een opleiding*): we geven uw naam, functie en werkgever door aan de docent in het kader van het voorbereiden van de opleiding. Verder gebruiken we uw gegevens voor de presentielijst. De gegevens op de presentielijst gebruiken we ook voor de toekenning van PE-uren. Wanneer de opleiding plaatsvindt op een externe locatie of hieraan een hotelovernachting gekoppeld is, kunnen wij uw titel, naam en e-mailadres doorgeven aan de locatie. Dit in het kader van het voorbereiden van uw verblijf. Uw e-mailadres wordt dan gebruikt voor het verzenden van verblijfsinformatie.

Ook gebruiken we de gegevens voor de afhandeling van eventuele klachten en het bieden van service. Uw mailadres gebruiken we verder voor de evaluatie van de opleiding en het doen van aanbiedingen voor soortgelijke diensten.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

• Gegevens opgenomen in administratie voor de facturatie: zeven jaar na jaar datum factuur;
• De gegevens die we verwerken voor de toekenning van PE-uren (bijvoorbeeld de handtekeningenlijst): tien jaar na het jaar van toekenning.
• Gegevens opgenomen in marketingbestand: twee jaar na jaar datum koop dienst of goed.
   

* het gaat hier niet om de praktijkopleiding

De NBA bewaart uw inschrijvingsgegevens zeventig jaar vanaf uw eerste inschrijving in het accountantsregister. Dit zijn we verplicht op grond van de Archiefwet. De inschrijvingsgegevens bestaan onder meer uit de gegevens die u ons op grond van artikel 38 van de Wet op het accountantsberoep (Wab) moet verstrekken (waaronder een verklaring omtrent gedrag (VOG)) en de informatie die we opvragen in het kader van artikel 39 Wab.

Voorafgaand aan de inschrijving verstrekken we uw achternaam, voornamen, geboortedatum en woonplaats tezamen met de mededeling over het voornemen van inschrijving aan de Staatscourant ter publicatie.

Op grond van de Wab neemt de NBA de volgende gegevens op in het register:

• achternaam;
• voornamen;
• geboortedatum;
• privéadres;
• kantooradres;
• datum inschrijving;
• titel;
• ledengroep;
• aantekening ja/nee;
• opgelegde tuchtmaatregelen (maatregel, datum oplegging maatregel en in voorkomend geval datum eindigen maatregel);
• datum van doorhaling in het register.
   

Alle gegevens in het accountantsregister zijn voor iedereen te raadplegen, met uitzondering van het privéadres: dat is niet in te zien.

Een deel van de inhoud van het register maken we zichtbaar via www.nba.nl/register. U kunt er voor kiezen om uw verdere contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer etc.) ook met uw collega-accountants te delen. Voor het delen en beheren van deze gegevens logt u in op mijnnba.nl. Ook de Accountantskamer en de AFM hebben toegang tot de gegevens op mijnnba.nl.

Naast de registergegevens slaat de NBA in haar eigen administratie ook aanvullende contactgegevens (zoals telefoonnummer en e-mailadres) van u op.

We gebruiken uw registergegevens en aanvullende contactgegevens voor uitvoering van praktische aspecten van uw lidmaatschap: bijvoorbeeld om contact met u op te nemen, u berichten te zenden over aangelegenheden als de Algemene ledenvergadering en de prolongatie en facturatie van uw lidmaatschap. Daarnaast gebruiken we de gegevens voor eventuele tuchtklachten, bezwaar-/beroepzaken en kwaliteitscontroles en het nemen van besluiten. Ook de controle op of u voldoet aan verplichtingen als het afleggen van de eed, het voldoen aan de PE-verplichting en het maken van de Kennistoets voeren we uit met behulp van deze gegevens.

Als u in aan overlegorgaan van de NBA deelneemt dan verwerken we persoonsgegevens van u. Deze dienen we gedurende enige tijd te bewaren in het kader van de Archiefwet. Sommige documenten moeten we voor altijd bewaren. Eventuele persoonsgegevens die in deze stukken zijn opgenomen, worden niet gewist.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

• Naam;
• zakelijke contactgegevens (inclusief e-mail, telefoonnummers en eventueel de gegevens van personal assistants);
• gegevens over deelname in het overlegorgaan;
• gegevens die u verstrekt in het kader van een overleg of tijdens een bijeenkomsten van het overlegorgaan.
   

Ook gegevens die verband houden met onkostendeclaraties of vacatiegelden verwerken we.

Waarvoor gebruiken we de gegevens?

We gebruiken de gegevens om het contact/overleg binnen het overlegorgaan te faciliteren. In dat kader stellen we uw contactgegevens ook ter beschikking aan de andere leden van het overlegorgaan. Ook gebruiken we de persoonsgegevens voor de verslaglegging, bij de archivering en het uitbetalen van facturen.

Als er voor ons een wettelijke verplichting bestaat om uw gegevens door te geven aan derden (zoals bijvoorbeeld de Belastingdienst) dan doen we dat. Ook kunnen uw gegevens betrokken zijn bij steekproeven in het kader van de jaarlijkse accountantscontrole.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Gegevens die zijn opgenomen in ‘B-documenten’ worden op grond van de Archiefwet voor altijd bewaard. Bij B-documenten moet u bijvoorbeeld denken aan de notulen van de vergadering, maar ook aan (inhoudelijke) e-mails die worden uitgewisseld in het kader van het overleg binnen het overlegorgaan.

Gegevens over uw benoeming (inclusief uw CV) of deelname aan het overlegorgaan bewaren we tot zeven jaar na het eindigen van uw deelname aan het overlegorgaan. Ook deze verplichting hebben wij in het kader van de Archiefwet.

Eventuele facturen die u ons gezonden heeft of gegevens over uitbetalingen die we aan u gedaan hebben vallen onder onze fiscale bewaarplicht. Deze is zeven jaar na (het jaar van de) factuurdatum of declaratiedatum.

Als u het kantoor van de NBA bezoekt dan verwerken we een aantal gegevens van u.

Cameratoezicht

Voor uw en onze veiligheid zijn er een aantal camera’s geplaatst in en rond het NBA-pand. Voor u als bezoeker is van belang dat er opnamen worden gemaakt bij de receptie van het gebouw. De beelden worden gewist na vier weken, tenzij er reden is om ze langer te bewaren.

Bezoek met afspraak

Als u een afspraak hebt met een medewerker en u maakt gebruik van een vergaderzaal, dan is uw komst in ons digitale reserveringssysteem opgenomen. De medewerkers van onze receptie gebruiken uw gegevens om uw aankomst intern door te melden en u eventueel een bezoekerspas uit te lenen. De gegevens die de receptie van u noteert worden gewist na zes maanden.

Bezoek zonder afspraak

De medewerkers van onze receptie gebruiken uw gegevens om uw aankomst intern door te melden en u eventueel een bezoekerspas uit te lenen. Uw gegevens worden opgeslagen in een applicatie. De gegevens die de receptie van u noteert worden gewist na zes maanden.

Parkeren op kosten van de NBA

Als u op kosten van de NBA parkeert dan wordt uw kenteken en uw aankomst- en vertrektijd geregistreerd. Wij ontvangen een factuur met daarop een specificatie. Deze specificatie bevat persoonsgegevens (waaronder kenteken). Deze factuur valt onder onze wettelijke bewaarplicht en wordt na zeven jaar na het jaar van facturatie vernietigd.

Wifi

Tijdens uw bezoek aan ons kantoor kunt u (gratis) gebruikmaken van het wifinetwerk. Wij registreren hierbij géén gegevens van u.

Als u onze sites bezoekt dan verwerken we een aantal persoonsgegevens van u. Welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen en wat we ermee doen leggen we hieronder uit.

Wat doen we met uw gegevens?

De gegevens die we verzamelen via de website:

• gebruiken we alleen voor de doelen die met u zijn overeengekomen;
• delen we niet met anderen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of activiteiten ;
• beveiligen we zorgvuldig.
   

Dit privacystatement is van toepassing op de websites van de NBA. We zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere sites en bronnen die op onze websites worden genoemd.

Welke gegevens verzamelen we?

Wanneer u onze website bezoekt worden de technische kenmerken van uw bezoek in zogenaamde logfiles bijgehouden, zoals:

• de opgevraagde pagina;
• het IP-adres;
• tijdstip;
• browsertype en dergelijke. 

Wij gaan niet na wie welk IP-adres op welk moment gebruikt en wij herleiden deze gegevens dus niet tot uw persoon.

Bewaartermijn logfiles

De logfiles worden uitsluitend ten behoeve van analyses gedurende maximaal twaalf maanden bewaard.

Gebruik ingevulde gegevens formulieren

De website bevat formulieren die u kunt gebruiken voor het plaatsen van bestellingen, het aangaan van overeenkomsten of om met ons in contact te komen over verschillende onderwerpen. Bijvoorbeeld voor:

• het aanvragen van het NBA lidmaatschap;
• het inschrijven voor een seminar, symposium of evenement;
• het stellen van vaktechnische vragen aan de helpdesk;
• het aanmelden van stages en examens van trainees;
• het plaatsen van verzoeken rondom permanente educatie;
• het aanmelden voor een community van de NBA.

Bewaartermijn gegevens formulieren

De gegevens uit de formulieren bewaren we zolang als nodig of redelijk is voor de volledige beantwoording of afhandeling van uw verzoek. Uw verzoek kan ook in ons e-mailarchief worden opgenomen en daar conform de wettelijke bewaarplicht worden opgeslagen.

Toegankelijkheid van uw gegevens voor derden

Ook maken we gebruik van derden bij de uitvoering van onze diensten en activiteiten. Indien deze derden daarbij toegang hebben tot uw gegevens, nemen wij passende maatregelen om er voor te zorgen dat uw gegevens afdoende worden beveiligd en uitsluitend voor de beoogde doelen worden gebruikt. In geen geval verkoopt de NBA uw persoonsgegevens aan derden.

Bescherming gegevens

De NBA heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de door u verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatig gebruik.

Uw gegevens worden via beveiligde verbindingen verzonden over het internet en in gecertificeerde datacentra en op servers van de NBA verwerkt en opgeslagen. De persoonsgegevens worden afgeschermd van zoekmachines.

Onze werknemers zijn wettelijk verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren. Deze verplichting leggen we ook contractueel op aan derden die door ons worden ingeschakeld bij het uitvoeren van onze diensten en activiteiten.

Gebruik van cookies

Cookies zijn kleine stukjes informatie die door uw browser worden opgeslagen op uw computer. Onze website maakt gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn om de website goed te laten werken. Daarnaast gebruiken we cookies om bijvoorbeeld het gebruik van de website te kunnen analyseren en de gebruikersvriendelijkheid te verbeteren.
Lees meer over onze cookieverklaring.

Telefonische vragen

Als u de vaktechnische helpdesk belt, dan wordt uw telefoonnummer en de duur van het gesprek opgeslagen in de logfiles van de NBA. Ook maken we soms (maar lang niet altijd) een telefoonnotitie. Daarin nemen we uw naam op en hetgeen is besproken.

We maken een telefoonnotitie om terug te kunnen zoeken wat is besproken. Handig bij een eventuele vervolgvraag, maar ook nuttig bij een eventueel beroep op tucht- en klachtrecht of bij een aansprakelijkstelling.

Elektronische Helpdesk

Als u een vraag stelt via de elektronische vaktechnische helpdesk dan slaan we de volgende (persoons)gegevens op:

• naam;
• titel;
• sekse;
• bedrijfsnaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• alle persoonsgegevens die u in de open invulvelden opneemt bij de beschrijving van de casus, de vraag en de voorgestelde oplossingsrichting.
   

De NBA verwerkt de gegevens om u te kunnen voorzien van een antwoord en om contact met u te kunnen opnemen voor meer toelichting of om het antwoord met u te bespreken. Verder gebruiken we de vraag en het antwoord in het kader van een eventueel beroep op tucht- en klachtrecht of bij een aansprakelijkstelling. Ook gebruiken we de gegevens voor het monitoren van de kwaliteit van de antwoorden en voor de consistentie ervan.

U stuurt een e-mail met een vraag

Indien u een e-mail stuurt met een vraag, kan het zijn dat uw e-mail als helpdeskvraag wordt aangemerkt. Wij verwerken dan de persoonsgegevens die u ons verstrekt. Dat zal in ieder geval uw e-mailadres zijn.

We verwerken de gegevens om u te kunnen voorzien van een antwoord en om contact met u te kunnen opnemen voor meer toelichting of om het antwoord met u te bespreken. Verder gebruiken we de vraag en het antwoord in het kader van een eventueel beroep op tucht- en klachtrecht of bij een aansprakelijkstelling. Ook gebruiken we de gegevens voor het monitoren van de kwaliteit van de antwoorden en de consistentie ervan.

Bewaartermijn gegevens

Wanneer worden de verschillende gegevens vernietigd:

• telefoonnotities: tien jaar na het jaar waarin de telefoonnotitie is aangemaakt;
• gegevens elektronische helpdesk: tien jaar na het jaar waarin het antwoord aan u is verzonden;
• e-mails met vragen: tien jaar na het jaar waarin het antwoord aan u is verzonden.
   

De verklaringengenerator is een applicatie die draait binnen de IT-omgeving van de NBA. De verklaringengenerator werkt zonder inlog of profiel. Een gegenereerd XBRL-bestand wordt uit het geheugen van de server teruggegeven bij het downloaden.

Wat leggen we vast?

De NBA slaat – behoudens de tijdelijke opslag tijdens de sessie waarin u de verklaring genereert - geen gegenereerde verklaring of persoonsgegevens van u op. Wij registreren ook geen gegevens als IP-adres etc. van bezoekers van de Verklaringengenerator.

Toegang externen

De ontwikkelaar van de applicatie faciliteert een medewerker van de NBA bij onderhoud en updates, maar heeft zelf geen toegang tot de applicatie.

Bezwaar

Als de NBA een beslissing neemt kunt u hiertegen bezwaar maken. Dit bezwaar wordt behandeld binnen de Commissie van de bezwaarschriften NBA. De commissie neemt zelf geen beslissing op het bezwaar, maar adviseert het bestuur over de te nemen beslissing. De beslissing van het bestuur hoeft overigens niet noodzakelijk hetzelfde te zijn als het advies.

Welke gegevens slaan we van u op?

• Naam;
• adres;
• woonplaats;
• contactgegevens die u ons verstrekt (zoals telefoonnummer en e-mailadres);
• persoonsgegevens die blijken uit het bestreden besluit, de daartegen aangevoerde bezwaren of de onderbouwing daarvan.
   

Ook de inhoud van de hoorzitting leggen we schriftelijk vast. Verder bewaren we ook het advies van de commissie en de uiteindelijke beslissing van de NBA.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Het dossier wordt vijf jaar na het jaar dat de laatste beslissing in het dossier in kracht van gewijsde is gegaan vernietigd.

Beroep

Als u niet tevreden bent met de uitspraak van de NBA kunt u in beroep. Dit doet u bij de beroepsinstantie, het College van Beroep voor het bedrijfsleven (CBb). Omdat de NBA partij is bij het beroep verwerken we ook in het kader van het beroep persoonsgegevens van u.

Welke gegevens slaan we van u op?

• Naam;
• adres;
• woonplaats;
• contactgegevens die u verstrekt (zoals telefoonnummer en e-mailadres);
• persoonsgegevens die blijken uit de beslissing op het bezwaar, alsmede de inhoud van de stukken uit het bezwaar dossier.
   

Daarnaast leggen we persoonsgegevens vast die blijken uit de door u ingediende stukken in de beroepsprocedure en we bewaren de uitspraken van de rechter.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Het dossier wordt vijf jaar na het jaar dat de laatste beslissing in het dossier in kracht van gewijsde is gegaan vernietigd. 

Leden kunnen verschillende verzoeken indienen, zoals :

• een ontheffingsverzoek in het kader van de PE-verplichting;
• een uitstel- of vrijstellingsverzoek voor de toetsing in het kader van de kwaliteitstoetsing; of
• een verminderingsverzoek in het kader van de financiële bijdrage.
   

We verwerken daarbij de volgende persoonsgegevens:

• naam en lidmaatschapsgegevens;
• de inhoudelijke onderbouwing van het verzoek.
   

Leden zenden soms bijzondere persoonsgegevens mee (zoals medische diagnoses) ter onderbouwing van hun verzoek. Dat hoeft niet. De NBA heeft een onderbouwing nodig voor de beoordeling van uw verzoek, maar we hoeven niet alles in detail te weten. Als mensen willen weten of ze bepaalde gegevens wel of niet mee kunnen sturen kunnen ze contact opnemen met de NBA.

Als het nodig is voor de onderbouwing van het besluit leggen we de inhoud van overgelegde gegevens zakelijk weergegeven vast.

De gegevens worden in beginsel niet ingezien door derden. Dat is anders bij de uitstel- of vrijstellingsverzoeken die worden ingediend in het kader van de kwaliteitstoetsing. Twee (vaste) adviseurs van de Raad voor Toezicht krijgen ook toegang tot deze gegevens. We hebben afspraken gemaakt met deze adviseurs over de omgang met persoonsgegevens.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

• Het ontheffingsverzoek en onze beslissing daarop slaan we op. De onderbouwing van uw verzoek (zolang niet opgenomen in uw verzoek) niet. Dat bewaren doen we: tien jaar na het jaar van het verlenen van ontheffing.
• Uitstel en vrijstelling van toetsing: tien jaar na het jaar van het verlenen van ontheffing.
• Verminderingsverzoeken: deze gaan deel uitmaken van het ledendossier (vernietiging zeventig jaar na datum eerste inschrijving van het desbetreffende lid).

Op grond van de Verordening op de kwaliteitsbeoordelingen voeren we bepaalde taken uit, waaronder het toetsen van accountantspraktijken en accountantsafdelingen (accountantseenheden). Daarbij verwerken we niet alleen organisatiegegevens maar ook persoonsgegevens van medewerkers.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

• Naam en contactgegevens van contactpersonen;
• Persoonsgegevens die zijn opgenomen of blijken uit de door de accountantseenheid ingevulde monitoringvragenlijst of de oriëntatie-vragenlijst;
• Persoonsgegevens die naar voren komen tijdens de toetsing (zoals de namen van medewerkers die het getoetste dossier hebben behandeld) of tijdens een onderzoek als bedoeld in artikel 3, vierde en vijfde lid, van de verordening;

Soms kan een oordeel over een dossier ook iets zeggen over het functioneren van een medewerker. Dit is dan af te leiden uit het dossier.
Bij het beoordelen van de opdrachtdossiers van de accountantseenheid worden gegevens van uw klanten verwerkt door de toetsers. Persoonsgegevens worden daarbij geanonimiseerd.

Waarom verwerken we deze gegevens?

We verwerken de gegevens om de taken genoemd in Verordening op de kwaliteitsbeoordelingen uit te kunnen voeren, waaronder:

• Voor het selecteren van de accountantseenheden die in aanmerking komen voor toetsing en het samenstellen van het toetsingsteam;
• In het kader van communicatie en overleg met de accountantseenheid en met de medewerkers over (toekomstige) toetsingen;
• Voor het vormen van een oordeel over het kwaliteitssysteem van een accountantseenheid;

In het kader van het administreren en archiveren van het toetsingsdossier, in het kader van een eventuele hertoetsing en in een beperkt aantal gevallen ook voor het indienen van een tuchtklacht.

Voorts gebruiken we de gegevens voor het factureren en het afhandelen van eventueel ingediende bezwaren of de daaropvolgende beroepsprocedure.

Daarnaast kunnen wij gegevens gebruiken in het kader van de aan de NBA bij wet opgedragen taak: het bevorderen van een goede beroepsuitoefening. Bijvoorbeeld door accountantseenheden doelgericht te informeren over en te betrekken bij relevante ontwikkelingen voor de betreffende accountantseenheden. In voorkomende gevallen verkrijgt de NBA gegevens van de door NBA geaccrediteerde partijen teneinde te kunnen voldoen aan haar wettelijke taak.

Aan welke derden verstrekken we de gegevens?

In voorkomende gevallen verstrekken we de gegevens aan de Accountantskamer en de advocaat die ons bijstaat in een tuchtzaak. Verder verstrekken we de gegevens ten aanzien van de wettelijke controle opdrachten aan de AFM op basis van een convenant tussen de NBA en de AFM. Daarnaast kunnen we gegevens van leden van door de NBA geaccrediteerde partijen aan deze partijen verstrekken.
Voor de toetsing maken we gebruik van een digitale tool. Met de verwerkers die hierbij betrokken zijn, hebben we afspraken gemaakt over de omgang met uw persoonsgegevens.

Hoe lang bewaren we de gegevens?

In beginsel bewaren we de gegevens tot 20 jaar na het sluiten van het toetsingsdossier. Als het toetsingsdossier wordt gebruikt voor een andere verwerking (denk aan een tuchtklacht, of een geschil over de factuur) dan wordt het dossier langer bewaard als voor die betreffende andere verwerking een langere bewaartermijnen geldt.

Afnemers van acountantsdiensten kunnen een klacht indienen bij de Klachtencommissie van de NBA als een accountant handelt in strijd met de gedragsregels. De Klachtencommissie is een orgaan van de NBA en de secretarissen zijn in dienst van de NBA. De leden van de Klachtencommissie zijn benoemd door de NBA. Intern hebben we afspraken gemaakt over de beveiliging van uw persoonsgegevens. We delen de gegevens uit het dossier in beginsel niet met derden. Wel lichten we de Accountantskamer in over de indiening van klacht om gelijktijdige klachtbehandeling te voorkomen.

De Klachtencommissie slaat vanwege de afhandeling van de bij de Klachtencommissie ingediende klachten een aantal persoonsgegevens op.

Welke gegevens slaan we op?

Als u een klacht heeft ingediend dan slaan we de volgende gegevens van u op:

• naam;
• sekse;
• titel(s);
• adres en contactgegevens (privé en/of zakelijk);
• de klacht;
• de onderbouwing daarvan;
• alle correspondentie in het kader van de behandeling van uw klacht en de gegevens die u invult op het klachtenformulier.
   

Als u de betrokken accountant bent dan slaan we de volgende gegevens van u op:

• naam;
• sekse;
• titel(s);
• contactgegevens (privé en/of zakelijk);
• uw verweer;
• de eventuele onderbouwing van uw verweer;
• alle correspondentie in het kader van de behandeling van de tegen u ingediende klacht.
   

Gegevens over de procedure, kopieën van correspondentie en telefoonnotities, het zittingsverslag, de uitspraak of eventuele gegevens over de sluiting van het dossier slaan we ook op in het dossier. Geluidsopnamen die worden gemaakt bij een zitting worden na het sluiten van een dossier vernietigd.

Wij gebruiken uw e-mailadres in het kader van het (na afloop) toezenden van een evaluatie.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Tien jaar na het jaar van het doen van de uitspraak of, als het dossier is gesloten voorafgaand aan de uitspraak, tien jaar na het jaar van de sluiting van het dossier worden alle documenten uit het dossier vernietigd.

De uitspraak in uw zaak blijft in geanonimiseerde vorm intern raadpleegbaar. Ook wordt de uitspraak in (niet-geanonimiseerde vorm) in uw ledendossier opgenomen. Dit ledendossier wordt zeventig jaar na de datum van de eerste inschrijving vernietigd.

Als accountant moet u voldoen aan vakbekwaamheidseisen en is het verrichten van permanente-educatie-activiteiten verplicht. Permanente educatie (PE) is erop gericht de basiskennis van de RA en de AA binnen het vakgebied waarin de accountant werkzaam is te onderhouden en ontwikkelingen bij te houden.

Wijziging PE-regeling

Vanaf 2021 verantwoordt iedere accountant de verrichte PE-activiteiten conform de Nadere voorschriften Permanente Educatie 2019 in een PE-portfolio. Het portfolio is vormvrij en in uw eigen beheer. Wanneer u ervoor kiest om uw portfolio in een tabblad op MijnNBA.nl te beheren, betreft dit een persoonlijke pagina. Team PE heeft geen toegang tot die pagina. Om te beoordelen of u aan de PE-verplichting heeft voldaan, kunnen wij het portfolio bij u opvragen.

Welke gegevens worden verzameld?

Wij verwerken de door u ingevoerde persoonsgegevens. Dat zijn – naast de gegevens die al via MijnNBA.nl beschikbaar zijn (registergegevens en aanvullende gegevens zoals e-mailadres) – de gegevens die u in uw portfolio heeft ingevuld in het kader van het voldoen aan de PE-verplichting. Daarnaast vragen wij u jaarlijks een compliance verklaring af te geven via MijnNBA.nl, waarin u verklaart in lijn met de nieuwe PE-regeling uw portfolio te hebben opgesteld en te hebben geëvalueerd.

Wij gebruiken de door u ingevulde gegevens om te beoordelen of u aan de PE-verplichting heeft voldaan. Ten aanzien van het portfolio geldt dat wij het document pas bij u opvragen als u deel uitmaakt van een steekproef. Tot die tijd zien wij de gegevens niet in.

Als u niet – of niet helemaal – aan de PE-verplichting heeft voldaan, dan dient de NBA mogelijk een tuchtklacht tegen u in. In dat geval verstrekken wij uw persoonsgegevens aan de Accountantskamer in Zwolle. Voorafgaand aan de indiening gebruiken wij uw persoonsgegevens om contact met u op te nemen voor nadere toelichting, een zienswijze of om anderszins met u te communiceren.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Wij bewaren uw PE-gegevens gedurende tien jaar na het jaar van het registreren van de PE-gegevens. Deze bewaartermijn geldt zowel voor de gegevens die in het online PE-registratiesysteem staan als voor de gegevens die in de door ons opgevraagde portfolio’s staan. Ook de compliance verklaringen worden gedurende tien jaar bewaard. Als we een tuchtklacht tegen u ingediend hebben, komen de gegevens ook in het dossier van de PE-tuchtklacht terecht. Deze bewaartermijn is langer, namelijk tien jaar na het jaar dat uitspraak in hoogste instantie in kracht van gewijsde is gegaan.

Als u solliciteert bij de NBA dan slaan we een aantal gegevens van u op, zoals: uw naam, sekse, contactgegevens en de gegevens die u ons verstrekt hebt via uw sollicitatiebrief en CV.

We gebruiken deze gegevens om te beoordelen of u een geschikte kandidaat bent, om u aanvullend te infomeren over de functie of over de NBA of om praktische zaken met u te bepreken.  Denk aan het plannen van een sollicitatiegesprek of voor het inwinnen van nadere informatie over u of uw sollicitatie. Het kan ook zijn dat we uw contactgegevens doorgeven aan een extern bureau in het geval we een assessment willen laten uitvoeren.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Als u niet wordt aangenomen, wissen wij uw gegevens binnen vier weken na het vervullen van de functie.

Wel kunnen we u vragen of we uw gegevens mogen bewaren voor toekomstige vacatures. Als u hiervoor toestemming geeft bewaren we uw gegevens maximaal één jaar.

Als u wel wordt aangenomen, bewaren we uw sollicitatiegegevens bij uw arbeidsovereenkomst en bij de andere gegevens die u ons verstrekt voorafgaand aan of bij uw indiensttreding.

Uw CV en sollicitatiebrief worden twee jaar na uitdiensttreding vernietigd, tenzij er een noodzaak voor ons bestaat om die gegevens langer te bewaren.

In alle gevallen worden uw gegevens strikt vertrouwelijk behandeld.

Als u een praktijkopleiding volgt of anderszins hierbij betrokken bent, bijvoorbeeld als praktijkbegeleider of beoordelaar, dan verwerkt de NBA persoonsgegevens van u.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Namen, (privé)contactgegevens*, rekeningnummers, naam werkgever, resultaten, persoonsgegevens die blijken uit inhoudelijke stukken als werkstukken, verslagen, persoonlijke ontwikkelingsplannen en toetsen.

* Wanneer u lid van de NBA bent, gaat het om de contactgegevens die zijn genoteerd op mijnnba.nl, waaronder uw standaard e-mailadres (dit is het adres waarop u alle elektronische post van de NBA ontvangt). 

Waarom verwerken we deze gegevens?

We verwerken deze gegevens in het kader van de praktijkopleiding. Dat wil zeggen dat we ze gebruiken voor de volgende doeleinden: het administreren en faciliteren van de praktijkopleiding, examens en toetsingen en de beoordeling daarvan. Ook gebruiken we de gegevens voor het administreren van het resultaat van de praktijkopleiding en het verstrekken van het bewijs van afronding. En natuurlijk voor het informeren van trainees en het organiseren van bijeenkomsten, het factureren van de praktijkopleiding en het verzenden van evaluaties.

Hoe gebruiken we de gegevens?

Een aantal gegevens die zijn opgenomen in onze administratie kunnen door stagebureaumedewerkers (beheerders/coördinatoren), via het portaal “mijnstagebureau.nl”, worden gebruikt voor bovengenoemde doeleinden. Dit zijn contactgegevens van trainees, beoordelaars, praktijkbegeleiders en interne kwaliteitsbeoordelaars die verbonden zijn aan het stagebureau waarvoor de medewerker werkzaamheden verricht. Door middel van mijnstagebureau.nl zorgen de stagebureaumedewerkers ervoor dat trainees een portfolio krijgen in de Elektronische leeromgeving en dat daaraan de juiste functionarissen (praktijkbegeleider, beoordelaar) worden gekoppeld. 

De gegevens die zijn opgenomen in de Elektronische leeromgeving kunnen voor de genoemde doeleinden worden gebruikt door personen/partijen die betrokken zijn bij (de beoordeling van) de praktijkopleiding. Dat zijn (naast een aantal medewerkers van de NBA) de stagebureaumedewerkers (beheerders/coördinatoren), beoordelaars, praktijkbegeleiders, examinatoren, toezichthouders en incidenteel interne kwaliteitsbeoordelaars, die door het stagebureau kunnen worden ingezet in het kader van interne kwaliteitszorg en leden van CEA in het kader van hun toezichtfunctie.  

De referaatbegeleiders en intervisiecoaches hebben geen toegang tot de elektronische leeromgeving, tenzij uit hoofde van één van de andere voornoemde functies binnen de praktijkopleiding.

Voor de verwerking van de persoonsgegevens binnen de Elektronische leeromgeving en mijnstagebureau.nl worden verwerkers ingeschakeld. Met deze verwerkers heeft de NBA afspraken gemaakt over de omgang met uw persoonsgegevens.

Hoe lang bewaren we de gegevens?

Vanaf het moment dat het praktijkopleidingsdossier wordt gesloten (na afronding van de praktijkopleiding of na het staken van de opleiding) is het dossier niet meer inzichtelijk voor anderen dan de NBA (De Raad voor de Praktijkopleiding valt ook onder de NBA). Wij vernietigen het dossier 10 jaar na het jaar van het sluiten van het dossier.

Als u zich aanmeldt voor een evenement bij de NBA dan slaan we gegevens van u op. Dat doen we om de dienst goed te kunnen uitvoeren of om het product te kunnen leveren. Bij betaalde bijeenkomsten gebruiken we uw gegevens ook om u een factuur te zenden.

Welke gegevens slaan we van u op?

• uw naam;
• eventuele titels;
• e-mailadres;
• de naam van uw werkgever;
• uw functie;
• uw telefoonnummer (bij hoge uitzondering)

Voor betaalde bijeenkomsten vragen we tevens om:

• uw factuuradres;
• uw postadres indien we u uw toegangsbewijs willen opsturen.

Meldt u zich aan voor een leden(groep)vergadering, dan vragen we u ook om uw geboortedatum en lidnummer. Hiermee controleren we of u stemgerechtigd bent voor de vergadering.

Waar gebruiken we uw gegevens voor?
We geven uw naam, functie en werkgever door aan de dagvoorzitter en/of initiator van de bijeenkomst in het kader van het voorbereiden van de bijeenkomst. Verder gebruiken we uw gegevens voor de presentielijst en een naambadge. De gegevens op de presentielijst gebruiken we ook voor de toekenning van PE-uren.

Ook gebruiken we de gegevens voor de afhandeling van eventuele klachten en het bieden van service. Uw mailadres gebruiken we verder voor de evaluatie van het evenement en communicatie over een eventuele vervolgbijeenkomst.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

• Gegevens opgenomen in administratie voor de facturatie: zeven jaar na jaar datum factuur;
• De gegevens die we verwerken voor de toekenning van PE-uren (bijvoorbeeld de handtekeningenlijst): tien jaar na het jaar van toekenning.
• Gegevens opgenomen voor de registratie voor de bijeenkomst: twee jaar na jaar datum van de bijeenkomst.

Als je het NBA-community-platform (Platform) gebruikt dan verwerken we bepaalde persoonsgegevens.

Welke gegevens worden verwerkt?  

Als je inlogt op het Platform dan verwerken we de volgende persoonsgegevens: voornaam, achternaam en e-mailadres.

Je kunt aanvullende gegevens in je profiel opnemen. Ook deze gegevens worden verwerkt. Dit gaat dan om gegevens zoals titel, organisatienaam, functie, expertise, foto’s, contactgegevens zoals mobiele telefoonnummers of je woonplaats. Je maakt zelf een keuze ten aanzien van de gegevens die je vastlegt in het profiel en wilt delen.

Uiteraard verwerken we de (persoons)gegevens die je via het platform deelt middels reacties en bijdragen. Reacties en andere gegevens kunnen niet openbaar gedeeld worden via social media. Openbare bijdragen kunnen gedeeld worden via NBA communicatiekanalen, maar nooit met gegevens zoals naam en andere profielgegevens.  

De gegevens van het profiel zijn niet vindbaar via openbare zoekmachines zoals Google, DuckDuckGo etc.

Hoe lang worden je gegevens verwerkt?  

Je hebt de mogelijkheid je profiel te verwijderen. Je bent dan niet meer vindbaar op het Platform en je profielfoto verdwijnt bij de door jou geplaatste reacties en bijdragen. We kunnen deze desgewenst ook voor je anonimiseren. Mocht je willen dat alle reacties en bijdragen die je hebt geplaatst worden geanonimiseerd, stuur dan een e-mail naar webredactie@nba.nl. Ook kun je natuurlijk zelf individuele bijdragen en reacties verwijderen.  

Als je jouw gegevens verwijdert van het platform dan blijven deze gedurende 30 dagen in de backup staan. De gegevens zijn dan nog beschikbaar voor de beheerders, maar zijn dan niet meer zichtbaar voor andere gebruikers van het Platform. Na 30 dagen wordt de backup gewist. 

De gebruikersnaam en gegevens over activiteiten op het Platform blijven gedurende 12 maanden bewaard in het activitylog en - indien van toepassing – het errorlog. Na het verstrijken van deze termijn verdwijnen deze gegevens ook uit de genoemde logbestanden.

Je gegevens, reacties en bijdragen blijven op het platform zichtbaar totdat: je een individuele bijdrage verwijdert, een profiel wordt verwijderd als je een verzoek doet aan de NBA om jouw gegevens van het Platform te verwijderen, totdat de NBA een discussie van het platform verwijdert omdat deze niet meer actueel is of omdat deze in strijd is met de huisregels en tot het moment dat het NBA-platform inactief wordt.    

Derden  

De NBA maakt gebruik van een verwerker voor het beheer, het onderhoud, de hosting en het medemoderaten van het platform. Met deze verwerker heeft de NBA contractuele afspraken gemaakt over de omgang met persoonsgegevens.  

De NBA verstrekt ook gegevens aan derden indien zij hiertoe wettelijk verplicht is.

Doelstellingen NBA

De NBA streeft met de verwerking van uw persoonsgegevens via het Platform de volgende doelstellingen na: 

• Het faciliteren van discussie en gedachtenvorming, en het in goede banen leiden hiervan (zie ook onze huisregels);
• Het actief deelnemen aan de discussie; 
• Feeling hebben, houden en krijgen met de discussies, meningen, gedachten en ideeën die ontstaan en worden geuit via het Platform en het indien mogelijk opvolging geven daaraan. Dit doen we bijvoorbeeld door nader contact met jou op te nemen of je uit te nodigen om nader met ons van gedachten te wisselen.
• Ook gebruiken we de op het Platform geplaatste bijdragen en reacties als input voor – onder andere – onze Faculties. We willen luisteren naar, en leren van, leden op het Platform. Dat doen we onder andere door het analyseren van de gespreksonderwerpen op het Platform  en de gevoerde discussies.