In de Kamerbrief over het UBO-register van 17 april 2024 is een nieuwe werkwijze aangekondigd voor het raadplegen van UBO-informatie voor Wwft-instellingen, die nog geen rechtstreekse koppeling via de dataservice van KVK hebben met het UBO-register. Eerder heeft de NBA gecommuniceerd over een overgangsregeling. Deze liep tot 1 augustus. In dit bericht een update over de stand van zaken rondom het heraansluiten op het UBO-register en de daarbij horende verplichtingen voor Wwft-instellingen.

Opvragen gewaarmerkt uittreksel

Alle Wwft-instellingen moeten op termijn weer directe toegang krijgen tot het UBO-register. Wwft-instellingen die de komende tijd nog geen gebruik maken van de KVK-dataservice, moeten via hun klanten UBO-informatie opvragen. Daarvoor geldt een overgangsregeling, waarover al eerder is gecommuniceerd. Deze regeling houdt in dat de Wwft-instelling per 1 augustus 2024 een gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register moet opvragen bij de klant. De klant kan zelf een gewaarmerkt uittreksel bij KVK opvragen met de functionaliteit UBO Inzien eigen gegevens. Daarmee komt de oude overgangsregeling te vervallen. De oude regeling hield in dat Wwft-instellingen voldoende hadden aan de bevestigingsmail van KVK dat een UBO-inschrijving was voltooid.

Terugmeldplicht bij gewaarmerkte uittreksels

Als een Wwft-instelling een verschil constateert tussen de informatie uit het UBO-register en informatie waarover de instelling op grond van iets anders beschikt is de instelling verplicht dit terug te melden aan de KVK. Per 1 oktober geldt deze plicht ook als een Wwft-instelling een gewaarmerkt uittreksel ontvangt van de klant.

Rechtstreeks aansluiten op het UBO-register

Het is mogelijk om rechtstreeks aan te sluiten op het UBO-register via de KVK-dataservice. Een rechtstreekse aansluiting op het UBO-register kan voordelen hebben. Niet alleen voor de Wwft-instelling zelf, maar met name ook voor de klanten. De Wwft-instelling houdt de regie over het cliëntenonderzoek, inclusief de UBO-check, in eigen handen. Daarnaast hoeft de instelling minder uitvragen richting de klant te doen. Op de website van de KvK is hier meer informatie over te vinden.