Wwft-instellingen, waaronder accountants en bevoegde autoriteiten zijn verplicht een terugmelding bij de Kamer van Koophandel (KVK) te doen als UBO-gegevens onjuist zijn. Dit geldt ook als deze gegevens op een KVK-uittreksel UBO-register staan. De volgende punten kunnen worden gemeld:

  • ontbrekende UBO's in het UBO-register;
  • personen die onterecht in het UBO-register staan; of
  • een onjuist belang of omvang van het belang van een UBO.

Voor het doen van een terugmelding van afwijkende UBO-gegevens is een autorisatie nodig. Hiervoor is een specifiek 'Aanvraagformulier terugmelden discrepanties UBO-registergegevens' beschikbaar op de website van de KVK onder het kopje 'Doelgroep en aanvraagformulieren'. Ook dient hierbij de 'Registratielijst terugmelden' te worden ingevuld, waarin wordt aangegeven voor welke personen van de organisatie de autorisatie wordt aangevraagd. Deze is ook beschikbaar op dezelfde webpagina van de KVK.

De KVK neemt de aanvraag alleen in behandeling als deze volledig is ingevuld en als alle benodigde documenten zijn meegestuurd. Ze streven ernaar om binnen vijf werkdagen na ontvangst van een complete aanvraag de autorisatie te verwerken. De KVK verstuurt per e-mail een bevestiging hiervan. Na toekenning van de autorisatie is het doen van een terugmelding mogelijk.

Omdat er tijd overheen gaat voordat de autorisatie-aanvraag is verwerkt, adviseren wij om deze aanvraag alvast te doen, zodat terugmelding mogelijk is wanneer dit noodzakelijk is.

Voor meer informatie, zie de website van de KVK: Terugmelden onjuiste UBO-gegevens.