Informatie voor accountantspraktijken

Het ontwikkelingsgesprek

Het ontwikkelingsgesprek maakt deel uit van de herijking van het toezicht op accountantskantoren, ook wel bekend als Toezicht op nieuwe leest. 

Algemene informatie over het ontwikkelingsgesprek

Hoe verloopt het ontwikkelingsgesprek?

Het gesprek wordt gevoerd met de teamleider of de teamleider en een raadslid van de Raad voor Toezicht. Vanuit de accountantspraktijk is dit de kwaliteitsbepaler en/of compliance officer. Het gesprek duurt afhankelijk van de categorie 2 tot 4 uur. 

Wat is het doel van het gesprek?

Het doel van het gesprek is verdiepende kennis opdoen over het kwaliteitsniveau van de praktijk en de ontwikkeling die de praktijk daarin maakt en/of heeft gemaakt, en over de kwaliteitsambities die er zijn. Ook geeft het gesprek vroegtijdig (globaal) inzicht in de mate waarin de praktijk voldoet aan de kwaliteitseisen. Het kan de praktijk daarmee zo nodig aanzetten tot, en op weg helpen met, kwaliteitsverbetering. Er worden tijdens het gesprek in beginsel geen dossiers bekeken.

Wat is de input voor het gesprek?

1. Jaarlijkse monitoringvragenlijsten
2. door de accountantspraktijk vooraf aan te leveren nadere documentatie:
   • Evaluatierapportage (laatste)
   • Compliance verslag (indien aanwezig)
3. door de accountantspraktijk ter plekke klaar te leggen documentatie:
   • Polis beroepsaansprakelijkheidsverzekering
   • Contract waarneming (alleen kleine accountantseenheden in de zin van artikel 27 lid 2 NVKS
   • Schendingen en klachtenregistratie
   • Actueel organogram
4. check door teamleider KvK op vestigingsadres

Wat komt er inhoudelijk ter sprake?

In het gesprek zal de opzet van het stelsel van kwaliteitsbeheersing centraal staan. Belangrijke input voor het gesprek vormt de door de praktijk ingevulde monitoringvragenlijst(en), de evaluatie door het kantoor en voor zover aanwezig, het complianceverslag. De teamleider zal inzoomen op bijzonderheden, maar ook de praktijk de gelegenheid bieden om zaken aan de orde te stellen. De teamleider kan de praktijk coachend op weg helpen naar kwaliteitsverbetering.

Wat gebeurt er na het gesprek?

De teamleider maakt een conceptverslag op van het ontwikkelingsgesprek en legt dit voor reactie voor aan de praktijk. De teamleider beoordeelt of de reactie van de praktijk aanleiding geeft het verslag aan te passen, waarna de teamleider het definitieve verslag uitbrengt. Uit het verslag moet blijken wat er goed gaat en welke verbeterslag de praktijk te maken heeft. Als de praktijk nog kwaliteitsverbeteringen heeft door te voeren, moet uit het verslag blijken hoe de praktijk deze verbetering gaat doorvoeren.

Het dossier wordt ter kennis van de Raad voor Toezicht gebracht en wordt afgesloten met een afrondende brief aan de praktijk. Er volgt géén (eind)oordeel.

Gespreksonderwerpen

Hieronder staan de onderwerpen benoemd die ook in het gespreksverslag zijn opgenomen. Niet elk onderwerp hoeft verplicht aan de orde te komen. De teamleider bepaalt op basis van de vooraf beschikbare informatie waar zo nodig meer of minder aandacht aan wordt besteed. 

Algemene gegevens

Profiel

• Span of control, portefeuillegrootte en betrokkenheid van de tekenend accountant
• Soort opdrachten
• Eventuele specialisaties in bepaalde werkzaamheden en/of branches

Structuur

• Structuur, zeggenschap en netwerk/samenwerkingsverbanden

Formele aspecten

• Beroepsaansprakelijkheidsverzekering en waarneming

Ontwikkelingen afgelopen 3 jaar en verwachting komende 3 jaar

Ontwikkelingen algemeen

• Wat gaat er goed, wat gaat er minder goed, waar liggen kansen en welke bedreigingen ziet de praktijk (SWOT)?
• Portefeuilleontwikkeling
• Personeelsaspecten (eventuele krapte, wisselingen, behoud van voldoende vakbekwaamheid)
• Algemene beschouwing over de ontwikkelingen in de markt en in het accountantsberoep en de gevolgen daarvan op de accountantspraktijk

Innovatie

• Hoe is de kijk van de praktijk op Innovatie?
• Op welke punten is de praktijk bezig met innovatie en welke gevolgen heeft dat voor de kwaliteit?
• Hoe wordt met deze gevolgen omgegaan?

Kwaliteitssysteem

Kwaliteitsvisie

Wat is de visie van de praktijk ten aanzien van kwaliteit en hoe is dat vormgegeven. Denk daarbij aan:

• Hoe is de visie vertaald naar concrete doelstellingen en sturingsinstrumenten?
• Hoe vaak worden de cultuuraspecten besproken met het personeel?
• Hoe is het sanctie en/of motivatie beleid vormgegeven?

Kwaliteitsverhogende maatregelen

• Bespreking van de evaluatie van het stelsel, wijze van uitvoering en uitkomsten aan de hand van het laatste intern evaluatie-verslag
• Bespreking van de inzet van OKB’s en dossierinspecties (en eventuele andere kwaliteitsverhogende maatregelen)

Accountants en overige medewerkers

• Inrichting beloningssysteem en invloed op kwaliteit
• Ondersteuning door de praktijk van de accountants en overige medewerkers in hun ontwikkeling / kennis (o.a. de PE-verplichting van de accountants)

Kernfunctionarissen

• Invulling kernfunctionarissen en wisselingen

Onafhankelijkheid

• Als bedoeld in de Verordening inzake onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten

Financiële belangen

• Eventuele bijzonderheden ten aanzien van financiële belangen in of door de praktijk

Wwft

• Eventuele bijzonderheden ten aanzien van de naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) door de praktijk

Dossierkwaliteit

Betrokkenheid tekenend accountant

• Eventuele bijzonderheden ten aanzien van de betrokkenheid van de tekenend accountant

Planning en uitvoering werkzaamheden

• Eventuele bijzonderheden
• Gehanteerde software

NB: in beginsel worden er geen dossiers bekeken tijdens het ontwikkelingsgesprek, tenzij de teamleider daar aanleiding toe ziet.

Cultuur

Bespreking van de cultuur die de praktijk nastreeft als het gaat om kwaliteit. Denk aan aspecten als:

• Houding en gedrag van het management
• Leiderschapsstijl
• Oog hebben voor het individu, interesse in en luisteren naar elkaar
• Zich kwetsbaar op kunnen stellen
• Het creëren van een veilige werkomgeving waarin fouten gemaakt mogen worden
• Beheersing van werkdruk.
• Medewerkerstevredenheid (via een tevredenheidsonderzoek of functioneringsgesprekken bijvoorbeeld)