FAQ's Rol accountants bij cliëntonderzoek banken in kader van Wwft

Het meewerken aan cliёntonderzoeken van de bank is een verantwoordelijkheid van de cliënt. Deze moet aantonen integer te zijn, puur op zakelijke en bonafide gronden een onderneming te drijven en ook op basis van deze gronden een relatie met de bank te hebben of te willen aangaan.

Tot op heden werden er door banken uiteenlopende formulieren gebruikt om informatie in het kader van Know-your-customer (KYC) of Customer due dilligence (CDD) op te vragen over een klant bij de accountant.

Aangezien de formulering door de bank veelal leidde tot de conclusie dat een accountant een dergelijke verklaring niet kon afgeven zijn NBA en NVB in contact getreden om te komen tot accountantsmededelingen die wel door accountants kunnen worden afgegeven (zie vraag 6) als zij daarvoor een deugdelijke grondslag hebben. Deze mededelingen zijn geen NVKS-opdrachten maar kwalificeren als “overige opdrachten” en zijn voornamelijk geschikt voor toepassing in de mkb-praktijk.
Indien de accountant een andere opdracht krijgt van de cliёnt om bijvoorbeeld bepaalde vragen van het cliёntonderzoek te beantwoorden, zal de accountant moeten beoordelen of hij/zij de vragen kan beantwoorden tegen de achtergrond van de accountancyregels zoals bijvoorbeeld opgenomen in de Handleiding Regelgeving Accountancy (HRA). 

Voorkomen moet worden dat de accountant allerlei ‘exotische’ verklaringen gaat verstrekken. Als voorbeeld een verklaring dat er binnen de gehele structuur van de onderneming geen sprake is (geweest) van witwassen en/of financieren van terrorisme. Het moge duidelijk zijn dat een accountant een dergelijke verklaring niet kán verstrekken. 

Banken moeten volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) cliёntonderzoeken uitvoeren. Hiervoor is het van groot belang voor banken om cliёnten goed te kennen en de integriteit van de (zakelijke) relatie vast te kunnen stellen. Vooral de laatste jaren zijn aantal en diepgang van cliёntonderzoeken fors toegenomen. Dit hangt samen met sterke vermoedens dat veel crimineel geld via het banksysteem witgewassen wordt. De schattingen van de omvang van de bedragen voor witwassen via het bankensysteem zijn substantieel en lopen uiteen van 14 tot 20 miljard euro.

De bank is wettelijk verplicht onderzoek te doen naar haar cliёnten en betrokken partijen onder andere op basis van de Wet op het financieel toezicht (Wft), de Wwft, de Wet toezicht trustkantoren (Wtt) en sanctiewetgeving. Doelstelling van de Wwft is het handhaven van de integriteit van het financiële stelsel. De Wwft (artikel 3 en 5) verplicht financiële instellingen onderzoek te doen naar cliёnten en partijen waarmee zij een zakelijke relatie aangaan of voor wie zij incidentele transacties uitvoeren. Dit is mede de reden dat banken in hun algemene bankvoorwaarden een bepaling hebben opgenomen over de informatie die zij nodig hebben om aan bovenstaande regelgeving te voldoen. De cliёnt gaat (meestal) akkoord met deze informatieverplichting, omdat niet meewerken kan leiden tot heroverweging van de cliёntrelatie.

De poortwachter bewaakt, in dit geval, de toegang tot het financiële systeem. Het financiële systeem mag alleen worden gebruikt door integere partijen voor integere doeleinden. Wettelijk vervullen banken die rol. Dat betekent dat bij het aangaan van de cliёntrelatie moet worden beoordeeld of de cliënt een integere partij is en of de cliënt het financiële systeem voor legitieme doelen gebruikt. Ook na het aangaan van de cliёntrelatie heeft de bank die taak. Vandaar dat banken de activiteiten van cliënten dienen te monitoren om in het geval van een vermoeden van niet-integer handelen dit verder te gaan onderzoeken.

Zowel banken als accountants hebben een poortwachtersfunctie. De praktijk leert dat banken en accountants zich bewust zijn van hun rol als poortwachter, maar veel uitdaging ondervinden bij het tegemoetkomen aan de wettelijke en maatschappelijke verwachtingen.

Niet alleen controles maar alle beroepsactiviteiten van accountants (en van soortgelijke administratieve dienstverleners) vallen onder de Wwft. Bij andere activiteiten dan controle ligt toetsen van naleving van wet- en regelgeving niet altijd voor de hand.

In het kader van de jaarrekeningcontrole toetsen accountants aan relevante wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld toetsen ze de naleving van relevante bepalingen uit de Wet op het financieel toezicht en de Wwft (door het doen van meldingen van ongebruikelijke transacties aan de FIU). Het niet (voldoende) naleven van wet- en regelgeving kan leiden tot een andere dan goedkeurende controleverklaring.

Een KYC of cliёntonderzoek houdt in dat accountmanagers en/of compliance specialisten van de bank de nieuwe of bestaande cliёntrelatie doorlichten op (bepaalde) persoonskenmerken (naam, geboortedatum, woonplaats, e.a.), aspecten van integriteit en juridische en zakelijke achtergronden.  Hierbij wordt ook het UBO-register betrokken om de UBO-gegevens te raadplegen. UBO’s staat voor Ultimate Beneficial Owners, oftewel uiteindelijk belanghebbenden. Dit zijn de personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een organisatie.

Voor het cliёntonderzoek kan de bank vragen stellen die betrekking hebben op de volgende onderwerpen:

• de aard van de bedrijfsactiviteiten en in welke landen de entiteit actief is;
• de organisatiestructuur en de uiteindelijke belanghebbende(n) en de rationale achter de structuur;
• de waargenomen en de te verwachten geldstromen;
• de herkomst van het (bedrijfs)vermogen;
• de maatregelen die zijn getroffen om met de entiteit aan nationale en internationale wet- en regelgeving te voldoen.

De bank is volgens de Wwft verantwoordelijk voor de naleving van de regels met betrekking tot cliёntonderzoeken. Vanwege de complexiteit (van bijvoorbeeld achterliggende structuren) en het vergroten van de effectiviteit van dergelijke onderzoeken wordt steeds meer gewerkt in publiek-private samenwerkingsverbanden. Hierbij werken instanties als banken, NVB, DNB, FIU, OM en de Belastingdienst samen in het Financieel Expertise Centrum (FEC).

De uitkomsten van cliёntonderzoeken kunnen zijn dat een (potentiёle) cliёnt niet geaccepteerd wordt door de bank als nieuwe cliёnt of dat de relatie met een bestaande cliënt wordt verbroken. Hierbij moet de bank wel zorgvuldig te werk gaan. 

Ook hebben banken de wettelijke verplichting om de uiteindelijke belanghebbende (UBO) vast te stellen van alle rechtspersonen en personenvennootschappen die cliёnt van de bank zijn. De entiteit kan dan ook gevraagd worden een UBO-formulier in te vullen. In geval de organisatie een BV, NV of vergelijkbare juridische entiteit is, kunnen als UBO natuurlijke personen worden aangemerkt die:

• de uiteindelijke eigenaren zijn van of zeggenschap hebben over de vennootschap via het (in)direct houden van meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of het eigendomsbelang in de vennootschap;
• op andere wijze feitelijke zeggenschap hebben (het uitoefenen van feitelijke zeggenschap en/of invloed wil zeggen dat iemand in de praktijk dagelijks de strategische beslissingen neemt. Dit kan ook het geval zijn als deze persoon formeel geen zeggenschap heeft).

Als op basis van bovenstaande gegevens geen UBO bepaald kan worden, dan kwalificeert het hoger leidinggevend personeel van de vennootschap zich als UBO. Dit zijn de statutaire bestuurders, die bij de KvK zijn ingeschreven of moeten worden ingeschreven.

De accountant kan de cliënt ondersteunen in de vorm van een overige opdracht om de betreffende informatie aan te leveren bij de bank. De informatie wordt dan verstrekt onder verantwoordelijkheid en op naam van de cliënt.

Vraagt de bank mededeling van de accountant, over bijvoorbeeld de UBO, de organisatiestructuur of herkomst van een vermogensbestanddeel, dan kan een accountant een accountantsmededeling doen volgens de procedure die is afgesproken tussen NBA en NVB.

De bank vraagt dan expliciet aan de cliënt om een accountantsmededeling en niet om een assuranceopdracht of aan assurance verwante opdracht van de accountant.

Zie bijgaand de vraagstelling van de bank en de bijbehorende accountantsmededelingen:

1)    Ubo (Word)
2)    Organisatiestructuur (Word)
3)    Herkomst vermogensbestanddeel (Word)

Indien de accountant geen deugdelijke grondslag voor een dergelijke accountantsmededeling heeft, zal hij/zij deze mededeling niet kunnen afgeven. 
Indien de accountant een andere opdracht krijgt van de cliënt om bijvoorbeeld bepaalde vragen van het cliëntonderzoek te beantwoorden, zal de accountant moeten beoordelen of hij/zij de vragen kan beantwoorden tegen de achtergrond van de accountancyregels zoals bijvoorbeeld opgenomen in de Handleiding Regelgeving Accountancy (HRA). 

Voorkomen moet worden dat de accountant allerlei ‘exotische’ verklaringen gaat verstrekken. Als voorbeeld een verklaring dat er binnen de gehele structuur van de onderneming geen sprake is (geweest) van witwassen en/of financieren van terrorisme. Het moge duidelijk zijn dat een accountant een dergelijke verklaring niet kán verstrekken.

Allereerst zal de accountant nagaan of het mogelijk is om de opdracht te aanvaarden.
Vergelijk voorbeeld 2 over Het aanvaarden en continueren van een professionele dienst uit NBA-handreiking 1130 Voorbeelden toepassing van de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). 

Als de accountant van mening is geen deugdelijke grondslag te kunnen verkrijgen kan de opdracht niet worden aanvaard. 

Indien er wel een deugdelijke grondslag mogelijk is, adviseren wij te checken of de opdracht onder de paraplu van de reeds bestaande opdracht aan de accountantspraktijk kan worden uitgevoerd. Zo niet dan adviseren wij de opdracht schriftelijk vast te leggen in een mail of anderszins zoals bijvoorbeeld in een formele opdrachtbevestiging.

Wij adviseren inzicht te krijgen in de verwachtingen van de beoogde gebruiker (bank en cliënt) en de opdracht niet te aanvaarden als er meer waarde of zekerheid door de gebruikers aan de accountantsmededeling wordt toegekend dan kan worden verkregen op grond van de uit te voeren werkzaamheden. 

Er zijn verschillende soorten accountants in business. 

Als de accountant als controller, financial, financieel directeur e.d. (ad interim) werkzaam  is bij de cliënt voor wie de bank een bevestiging zoekt, dan zal de mededeling voor de bank geen toegevoegde waarde hebben. De mededeling is een zinvol instrument als het invulling geeft aan het “vierogenprincipe” en door een accountant van buiten de cliënt wordt afgegeven. Een accountant in loondienst zal zichzelf en zijn of haar rol altijd kenbaar maken voor gebruikers van rapportages in het maatschappelijk verkeer om misinterpretatie van zijn/haar betrokkenheid te voorkomen. Het moet voor een gebruiker duidelijk zijn of een mededeling van een eigen medewerker in loondienst of van een openbaar accountant van buiten de entiteit afkomstig is als de AA of RA titel wordt gevoerd.

Als een accountant van buiten de cliënt optreedt als adviseur, fiscaal dienstverlener of administrateur e.d., dan wordt wel invulling gegeven aan het “vierogenprincipe” en kan de mededeling door de accountant worden afgegeven en toegevoegde waarde hebben voor de bank. Omdat de KYC-mededelingen geen NVKS-opdrachten zijn wordt de accountant puur door het afgeven van deze mededelingen geen openbaar accountant.

Op deze mededelingen zijn de VGBA, Wwft en de NV NOCLAR van toepassing.