Regiobijeenkomst Oost bij de Domeinen

Bespreking casus: verantwoording inkomsten aan het OM

De wisselwerking tussen data-analisten en financials in dit project was vooral heel leuk

Brenda van den Berg, data-analist

De casus: verantwoording van inkomsten aan het Openbaar Ministerie

De centrale vraag van de casus was hoe DRZ een redelijke mate van zekerheid kan bieden bij het verantwoorden van de opbrengsten van in beslag genomen goederen aan het Openbaar Ministerie (OM). Het OM wilde specifiek weten of de opbrengsten die door DRZ verantwoord worden, volledig en nauwkeurig zijn.

Uitleg

Beslag en opslag

Goederen die in beslag worden genomen, worden geregistreerd in het beslagportaal, een systeem waarin alle in beslag genomen goederen worden vastgelegd. Kleinere, kostbare goederen worden opgeslagen in een kluis, terwijl andere goederen worden opgeslagen in loodsen of op terreinen van DRZ. DRZ voert periodiek inventarisaties uit waarbij de fysiek aanwezige goederen worden vergeleken met de voorraadadministratie om discrepanties te identificeren.

Beheersbeslissingen

Medewerkers van het OM nemen beheersbeslissingen over de in beslag genomen goederen, zoals het bewaren, vernietigen, teruggeven aan de eigenaar of verkopen. Deze beslissingen worden geregistreerd in het beslagportaal en zijn voor DRZ bindend en kunnen door DRZ niet worden gemuteerd. Goederen die voor vernietiging zijn bestemd, worden overgedragen aan een vernietigingsbedrijf, dat een bevestiging van de vernietiging verstrekt. Voor auto's bijvoorbeeld, wordt door een autosloper een vaste vergoeding per gesloopte auto betaald.

Verkoop van goederen en financiële verantwoording

DRZ verkoopt in beslag genomen goederen via kavels (ongeveer 4000 per jaar), waarbij een kavel een verzameling goederen bevat die als één partij worden verkocht. De opbrengsten van deze verkopen moeten nauwkeurig worden verantwoord aan het OM.

Als een teruggave niet uitgevoerd kan worden omdat het goed in opdracht van het OM al vernietigd of verkocht is, stelt DRZ de rechthebbende schadeloos. De kosten hiervan brengt DRZ in mindering op de over te boeken opbrengst aan het OM.

Uitdagingen en oplossingen

Een van de grootste uitdagingen voor DRZ was om aan te tonen dat de opbrengsten van de verkochte goederen volledig waren. De complexiteit lag in het feit dat goederen in verschillende portalen werden geregistreerd en verschillende regels van toepassing waren op verschillende soorten goederen. Bovendien moesten omrolverzoeken (verzoeken voor herbestemming of wijziging van de status van in beslag genomen goederen) en schadeloosstellingen worden meegenomen in de administratie.

De rol van data-analyse

Om samen met collega’s te komen tot oplossingen organiseerde Jan Roodnat, ambassadeur van Regiocommunity Oost, een bedrijfsbezoek bij de Domeinen. Hierbij werd data-analyse aangedragen als oplossing om de aansluiting tussen de verschillende systemen en de financiële administratie doelmatig te realiseren.

Op basis van de input uit de bijeenkomst hebben data-analisten Brenda van den Berg en Laura Siepman samengewerkt om een verbinding te maken tussen de verschillende data-bronnen.

De uitvoering en de testresultatend

De data-analisten begonnen met het verzamelen van gegevens (waaronder het kavelnummer) uit de software die worden gebruikt voor bedrijfsprocessen, zoals SAP. Door verschillende software systemen te koppelen en data-analyses uit te voeren, werden diverse data-tabellen samengevoegd. Een mooi voorbeeld hiervan zijn de vaste sloopvergoedingen voor fietsen en auto’s. Deze worden niet vermeld in het beslagportaal, maar in een aparte financiële administratie.

Het koppelen van systemen was een omvangrijke taak. , Na de uitgebreide data-analyse waarbij alle zaken zijn samengebracht was DRZ in staat om een aansluiting van 99,4% te realiseren tussen de fysieke goederen en de financiële administratie. Er wordt nog gekeken of nog meer (de aansluiting met de schadeloosstellingen is nog de grootste uitdaging) aansluiting haalbaar is, maar zowel het OM als DRZ zijn erg tevreden met dit resultaat.

Tot slot

Het project heeft aangetoond dat de samenwerking tussen data-analisten en financials cruciaal was voor het succes van dit initiatief. De resultaten van de data-analyse zullen later dit jaar worden overgedragen aan DRZ, zodat zij zelfstandig verder kunnen werken met het nieuwe systeem.

Brenda van den Berg, een van de betrokken data-analisten, merkte op dat de samenwerking tussen de verschillende disciplines bijzonder waardevol was en dat beide expertises essentieel waren om het project tot een goed einde te brengen. Al met al was het een intensief maar succesvol project dat heeft geleid tot significante verbeteringen in de verantwoording van in beslag genomen goederen.

Ideeën voor een regiobijeekomst

Wil je zelf een bijeenkomst organiseren? Of heb je een idee voor een interessante bijeekomst. Neem dan contact op met Boukje Jansen.