Voorbeelden en templates bij aanwijzingen van fraude

Wat moet de accountant doen bij aanwijzingen van fraude?

Stappen 10 – 17 van het Fraudeprotocol beschrijven de handelwijze van accountants bij aanwijzingen van fraude. Bij een aanwijzing van mogelijke fraude / overtredingen van wet en regelgeving en van mogelijke ongebruikelijke transacties in de zin van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) onderneemt de accountant   - ongeacht de materialiteit - concrete actie. Het verdient daarbij de aanbeveling overleg te plegen met het eigen vaktechnisch bureau, compliance office en/of andere collega’s/vakgenoten.

Template analyse aanwijzingen voor fraude/overtreding

Bij een mogelijke fraude of overtreding van wet en regelgeving onderzoekt de accountant of al dan niet sprake is van een incident. De werkgroep Fraude heeft hiervoor een template ontwikkeld. Dit template helpt accountants de juiste stappen te nemen na een signaal of een aanwijzing van onregelmatigheden en deze adequaat te documenteren. 

De uitdaging voor de accountant is om de overduidelijk onbetekenende situaties te onderscheiden van situaties die mogelijk een impact van materieel belang kunnen hebben op de financiële overzichten en op basis daarvan aanvullende controlewerkzaamheden noodzakelijk maken. Daarbij dient de accountant voldoende professioneel kritisch te zijn om de situatie op zijn merites te kunnen beoordelen. De voorbeeldevaluatie is primair bedoeld voor de beoordeling van een enkel signaal of een aanwijzing van onregelmatigheden.

In sommige branches komen signalen/aanwijzingen van fraude frequent(er) voor. Het gaat dan veelal om externe fraude, bijvoorbeeld verzekeringsfraude of derving bij winkelbedrijven. In die situatie is een meer procesgerichte aanpak, die zich richt op de interne beheersingsomgeving van de cliënt ten aanzien van die specifieke frauderisico’s, vermoedelijk beter passend. Dit soort casuïstiek zal meestal niet leiden tot een risico op een afwijking van materieel belang voor de jaarrekeningcontrole.

Voorbeeldbrief inlichten management of en met governance belaste personen bij aanwijzingen van fraude

Als een accountant fraude of overtreding van wet en regelgeving identificeert of informatie heeft verkregen die wijst op het mogelijke bestaan van fraude dan moet hij of zij deze aangelegenheden tijdig met het management en met de met governance belaste personen communiceren, tenzij regelgeving dit verbiedt. Deze communicatie is belangrijk om de personen die de primaire verantwoordelijkheid dragen voor het voorkomen en detecteren van fraude te informeren.

NV COS 240 en 250 bevatten geen verplichting om schriftelijk te communiceren. Echter de werkgroep Fraude beveelt schriftelijke communicatie sterk aan. Onderstaande voorbeeldbrief is hiervoor een handig hulpmiddel. 

Stappenplan meldplicht Wwft

De aanwijzing van mogelijke fraude / overtredingen van wet en regelgeving en van mogelijke ongebruikelijke transacties in de zin van de Wwft kan ook leiden tot een meldplicht. Raadpleeg hiervoor het NBA stappenplan