Volgens de VGBA (artikel 16 inzake vertrouwelijkheid) bent u verplicht om gegevens met een vertrouwelijk karakter geheim te houden. Dat betekent niet alleen dat u anderen niet actief kennis mag laten nemen van deze gegevens. Het betekent ook dat uw kantoor zodanig moet zijn ingericht dat derden niet zomaar bij vertrouwelijke gegevens kunnen komen. U moet zo goed mogelijk voorkomen dat uw ICT-systeem gehackt wordt. En wanneer er toch een inbreuk is, dat u dat ook ontdekt.

Daarnaast stelt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) niet alleen ‘papieren eisen’ zoals verwerkersovereenkomsten, registers, etc., maar stelt ook eisen aan de ‘basis hygiëne’ van de kantoorautomatisering. De AVG heeft het over technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand der techniek, de uitvoeringskosten en de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking alsook met de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Tenslotte is het kwijtraken van klantgegevens en mogelijke publicaties hierover niet bevorderend voor uw bedrijfsvoering.

Er zijn geen concrete regels voor de automatisering van een accountantskantoor. Om toch wat handvatten te geven, geven we in deze brochure een aantal zaken weer waaraan u kunt denken.

open document in nieuw tabblad